Aanpassing werkwijze zelfplannen afspraak MijnDZ en tips voor juiste verwijzing

Als een patiënt na vijf werkdagen nog geen afspraak heeft gemaakt, plant de poli een afspraak in. De patiënt ontvangt hierover een bevestiging, digitaal of per post. Let op: patiënten worden hiervoor niet meer telefonisch benaderd. Deze werkwijze is aangepast in de ‘Werkafspraken DZ en HCDO-huisartsen’. De actuele versie van dit document is beschikbaar in Zenya en kunt u ook hier downloaden.

Uitdagingen zelf plannen
Hoewel het zelf plannen goed werkt voor veel patiënten, zijn er signalen van huisartsen en specialisten dat het soms misgaat. Bijvoorbeeld:

• Patiënten die bellen voor het maken van een afspraak worden eerst verwezen naar MijnDZ om daar een afspraak te maken, eventueel met hulp van de secretaresse.
• Specialisten zien soms patiënten op een spreekuur die eigenlijk op een ander spreekuur gepland hadden moeten worden.

Beleid van DZ
Het Deventer Ziekenhuis volgt het principe digitaal voor wie kan en wil. Dit betekent dat:

• Patiënten worden gestimuleerd om MijnDZ te gebruiken om zelf afspraken te maken.
• Voor patiënten die dit niet kunnen, blijven telefonische afspraken en hulp aan de balie beschikbaar.

Polimedewerkers worden regelmatig herinnerd aan dit beleid. Afspraken die door patiënten zelf zijn gepland, worden altijd gecontroleerd door de medisch secretaresse van de poli.

Om doorverwijzingen en het zelf plannen van afspraken zo goed mogelijk te laten verlopen zijn een aantal zaken belangrijk. Deze zijn worden uitgelicht:

Verwijzing naar het juiste zorgproduct
Het is belangrijk dat patiënten direct naar het juiste zorgpad worden verwezen. De zorgpaden staan beschreven in ZorgDomein. Het kiezen van het verkeerde zorgpad levert voor de patient teleurstelling op, bijvoorbeeld door:

• Uitstel van zorg: Een patiënt krijgt een afspraak binnen een week, maar deze moet worden verzet omdat de verwijzing naar een ander spreekuur hoort. Dit kan betekenen dat de nieuwe afspraak pas weken later plaatsvindt.
• Onjuiste zorg: Een specialist kan niet de juiste behandeling bieden omdat bijvoorbeeld relevante onderzoeken ontbreken.

Juiste NAW-gegevens
Regelmatig blijkt dat verwijzingen onvolledige of verouderde NAW-gegevens (naam, adres, woonplaats) bevatten. Dit kan leiden tot:

• Patiënten die niet bereikt kunnen worden voor afspraken.
• Informatie die bij de verkeerde persoon terechtkomt, wat een datalek kan veroorzaken.

Controleer en stuur daarom altijd de juiste NAW-gegevens mee bij een verwijzing.

Verwijzingen bij bestaande of afgesloten behandeltrajecten
Soms ontvangen poli’s nieuwe verwijzingen voor klachten waarvoor de patiënt al onder behandeling is bij een specialist. Let hierbij op het volgende:

• Zolang een patiënt nog in behandeling is bij een specialist, hoeft de huisarts geen nieuwe verwijzing te sturen. De specialist is verantwoordelijk voor de zorg.
• Als een patiënt na terugverwijzing (huisarts heeft de afsluitende brief ontvangen) opnieuw klachten heeft, is wél een nieuwe verwijzing nodig.